Hallinto ja talous

[ercciantero]

2017 otettiin käyttöön ohjelmisto tiekunnan hallintoa varten. Ohjelmaan ladattiin kaikki olennainen tieto tiekunnan asioista. Kaikki tieto on tunnuksien ja salasanan takana, jäsenille vain osittain ja hoitokunnalle kaikki mahdollinen tiekunnan asioiden hoitamista varten. Tiekunta on hyväksynyt käytön ja osakkaat toivoneet että kaikki mahdollinen tieto mitä vain saa olla näkyvillä olisi osakkaille nähtävillä.

Mitä kaikkea saa olla näkyvillä/ pitäisi olla näkyvillä?

Onko jotain mitä ei saisi olla näkyvillä? (kirjanpito ym…)

[Aaron]

Hei @ercciantero,

Tiekunnan toiminnan tulisi yleisesti ottaen olla osakkaille avointa. Tiekunnan vuosikokouksen yhteydessä osakkailla on yleensä pääsy tilinpäätökseen, maksuunpanoluetteloon ja talousarvioon. Tilinpäätökseen on usein liitetty myös tehdyt kirjaukset (päiväkirja ja pääkirja). Näiden tietojen osalta en itse näe ongelmana tietojen jakamista kaikkien osakkaiden nähtäväksi.

Sen sijaan miettisin tarkemmin osakkaiden henkilötietoja ja niiden avoimuutta. Osakkaiden nimet ovat lähtökohtaisesti tiekunnan sisällä julkista tietoa, mutta muutoin ei välttämättä ole huono käytäntö pitää muut osakastiedot vain hallinnoijan nähtävillä.

Riippuu toki myös tiekunnasta minkä tasoista tietoa he osakkaistaan keräävät ja miten niitä tulisi sen myötä suojata.

Onko jollain antaa tähän asiaan tarkentavaa täsmätietoa?

[Tieasiantuntija]

Osakkailla on oikeus nähdä tiekunnan tiedot, myös kirjanpito ja tilinpäätös.

Osakkaiden yhteystiedot (osoite, puhnro, sähköpostiosoite, henkilötunnus jos se on esimerkiksi ulosottoasian vuoksi tiedossa) ovat sellaista tietoa, jota ei tule näyttää tai luovuttaa edes toiselle osakkaalle.

Joskus näkee maksuunpanoluetteloita, joissa on osakkaiden osoitetiedot. Sellaisia ei saisi olla käytössä. Omistajan/omistajien nimet ja kiinteistöjen tiedot riittävät.

Jos osakas kysyy hoitokunnalta/toimitsijamieheltä/tieisännöitsijältä naapurinsa puhelinnumeroa tai sähköpostiosoitetta, sitä ei saa missään tilanteessa luovuttaa. Välillä tietysti sattuu ja tapahtuu, ja naapuri pitäisi saada kiinni esimerkiksi siksi, että hänen mökkinsä päälle on kaatunut puu tai vene on karannut. Tällöin hoitokunta/toimitsijamies/tieisännöitsijä voi itse olla yhteydessä henkilöön ja kysyä, saako yhteystiedot luovuttaa. Näin toimimalla kunnioitetaan jokaisen tietosuojaa lain vaatimalla tavalla.

@ercciantero n tapauksessa tiekunnan tiedot ovat osakkaille nähtävillä tunnuksien ja salasanan takana kuten pitääkin, hyvä! Mitkään tiekunnan tiedot eivät kuulu ulkopuolisille.

[Kimmo]

Meillä on tiekunnassa tieisännöitsijän tekemä yksikkölaskelma ja maksuunpanoluettelo jossa näkyy osakkaiden osoitteet (maksuunpanoluettelossa ei näy ihan koko osoite) sekä hoitokunta on lähettänyt vielä ainakin viime vuonna sähköpostilla informaatiota osakkaille niin että kaikkien sähköpostit ovat olleet näkyvillä kaikille. Tämähän ei nykyään ole sallittua?

Sanoit että osakkailla on oikeus nähdä tiekunnan tiedot niin kuuluuko niihin myös hoitokunnan pöytäkirjat? Meillä hoitokunta ei suostu niitä pyynnöstä lähettämään osakkaalle vaikka ne ovat sähköisessä muodossa. Eli osakkaat eivät tiedä mitä hoitokunta on päättänyt.

[TievahtiTiimi]

Hei Kimmo,

Kiitos kysymyksestäsi.

Kuten aiemmin on jo mainittu, osakkaiden yhteystiedot (osoite, puhnro, sähköpostiosoite, henkilötunnus, jos se on esimerkiksi ulosottoasian vuoksi tiedossa) ovat sellaista tietoa, jota ei tule näyttää tai luovuttaa edes toiselle osakkaalle. Näin ollen maksuunpanoluettelo ja yksikkölaskelma tulisi olla sellaisia asiakirjoja, joista nämä eivät ilmene. Olisi suositeltavaa käyttää piilokopio-toimintoa, mikäli tiekunnan tietoja lähetetään sähköpostitse.

Tieosakkaille tulisi varata mahdollisuus tutustua edellisen vuosikokouksen jälkeen laadittuihin toimielimen kokouksia ja päätöksiä koskeviin pöytäkirjoihin. Pöytäkirjat tulisi pitää vähintään kahden viikon ajan ennen kokousta tieosakkaiden nähtävänä kokouskutsussa ilmoitetussa paikassa. Tiekunnan toimielimen kokousten ja päätösten julkisuudesta ei ole tämän enempää yksityistielaissa määritelty.

[Kimmo]

Hei,

Kiitos vastauksestanne.

Kohteliaasti sanoin aikanaan juuri piilokopio-toiminnosta hoitokunnalle ja lopulta he ymmärsivät sitä käyttää, mutta maksuunpanoluettelo ja yksikkölaskelma sisältää edelleen osakkaiden osoitteet.

Itse olin sairaana juuri ennen vuosikokoustamme, jolloin en päässyt hoitokunnan jäsenen luokse näitä hoitokunnan kokouspöytäkirjoja näkemään. Eli jos ei siis pääse tuossa 2 viikon aikana tutustumaan niihin ennen kokousta, niin sitten ei näitä pöytäkirjoja mitenkään ole mahdollista nähdä. Kuitenkin asiat pitäisi olla mielestäni avoimia osakkaille eli mitä hoitokunta on tehnyt, eikä siis mitenkään salaisia tietoja. Kun hoitokunta kieltäytyy niitä näyttämästä pyynnöstä, niin se saa juuri ajattelemaan, että niissä on tehty sellaisia päätöksiä jotka eivät ole pelkästään hoitokunnan päätöksiä. Tällaisista päätöksistä on siis kokemusta meidän hoitokunnan kanssa joka kuvittelee että hoitokunnalla on toimivalta, vaikka yksityistielain mukaan se on tiekunnan toimivalta eli kaikki osakkaat yhdessä.

[TievahtiTiimi]

Hei,

Tiekunnilla voi olla näihin hoitokunnan kokouksien pöytäkirjojen nähtävilläoloon erilaisia käytäntöjä, mutta yksityistielaki velvoittaa vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta pitämään ne nähtävillä kokouskutsussa ilmoitetussa paikassa.

Tiekunnan hallinnon ulkoistaminen vähentää tiekunnassa ristiriitaisia tilanteita. Ulkopuolinen asiantuntija pitää takuulla huolen siitä, että toiminta tiekunnassa on avointa kaikille osakkaille tasapuolisesti ja päätökset tehdään niin, että tiekunnan etu on aina ensisijainen.

-Tievahdin Jaakko

[Kimmo]

Hei,

Kiitos vielä vastauksestasi.

Meillä oli tiekunnassa ennen niin, että hoitokunta otti materiaalit mukaan aina vuosikokoukseen sen lisäksi että 2 viikkoa ennen ne oli aina nähtävillä. Muutamat osakkaat niihin tutustuivat ennen kokousta ja sen aikana.

Tiekunnan hallinnon ulkoistaminen kuulostaisi todella hyvältä mielestäni ja vähentäisi ristiriitaisia tilanteita, mutta kun uusi hoitokunta ei millään halua luopua “vallastaan”. Uuden hoitokunnan sukulaisilla on äänivalta heidän sukulaistensa määrän perusteella ja heillä on jokin intressi olla hoitokunnassa vaikka heillä ei ole mitään osaamista tehtävistä ja tien hoito on kärsinyt.

Kimmo

[Tieosakas]

Hei,
Meillä on vastaavan tyyppinen ongelma omassa tiekunnassamme. Hallinnon ulkoistamista olemme ehdottaneet, mutta tämä ei ole mennyt läpi. Hoitokunta ilmoittaa vain, että ulkoistaminen on liian kallista. Hoitokunta ei suostu näyttämään tarjouspyyntöjä - saatikka saatuja tarjouksia. Hoitokuntamme käyttäytyy monissa muissakin asioissa kuin itsevaltias.

Uskon, että monien tiekuntien ongelmat juontavat juurensa juuri ammattitaidottomien hoitokunnan jäsenten toiminnan vuoksi. Meilläkin on sama porukka ollut hoitokunnassa jo vuosia, kun lähistön sukulaiset heitä aina äänestää. Pattitilanne. Ja meidän vapaa-ajan asukkaiden kannalta tosi ikävä tilanne.

T. Harmistunut osakas

[Kimmo]

Hei,

Kuulostaa hyvinkin tutulta. Meillä hoitokunta on myös kuin itsevaltias ja he itse ovat etsimässä uutta urakoitsijaa. Meillä on aiemmin tuotu muutamien urakoitsijoiden tarjouspyynnöt kokoukseen aiemman hoitokunnan puolelta, josta yhdessä osakkaat ovat sitten valinneet uuden urakoitsijan. Eli kaikki on ollut hyvin näkyvää, mutta nyt tarjoukset ja tarjouspyynnöt ovat kaikki salaisia.

Uskon ihan samoin kuin sinä, koska suurin ongelma on juuri ammattitaidoton hoitokunta joka ei sitä edes itse tajua. Meillä oli osaava hoitokunta edellinen, mutta nykyinen ei tiedä mistään mitään ja itse asuu keskellä kaupunkia. Meillä taas vakituisille asukkaille kaikista ikävin tilanne, koska hoitokunnan on mahdoton esim. talvella hoitaa tietä kun ei asu paikan päällä. Heille riittää, että tie on hoidettu silloin kuin he mökilleen menevät.

Kimmo