Hallinto ja talous

2017 otettiin käyttöön ohjelmisto tiekunnan hallintoa varten. Ohjelmaan ladattiin kaikki olennainen tieto tiekunnan asioista. Kaikki tieto on tunnuksien ja salasanan takana, jäsenille vain osittain ja hoitokunnalle kaikki mahdollinen tiekunnan asioiden hoitamista varten. Tiekunta on hyväksynyt käytön ja osakkaat toivoneet että kaikki mahdollinen tieto mitä vain saa olla näkyvillä olisi osakkaille nähtävillä.

Mitä kaikkea saa olla näkyvillä/ pitäisi olla näkyvillä?

Onko jotain mitä ei saisi olla näkyvillä? (kirjanpito ym…)

1 tykkäys

Hei @ercciantero,

Tiekunnan toiminnan tulisi yleisesti ottaen olla osakkaille avointa. Tiekunnan vuosikokouksen yhteydessä osakkailla on yleensä pääsy tilinpäätökseen, maksuunpanoluetteloon ja talousarvioon. Tilinpäätökseen on usein liitetty myös tehdyt kirjaukset (päiväkirja ja pääkirja). Näiden tietojen osalta en itse näe ongelmana tietojen jakamista kaikkien osakkaiden nähtäväksi.

Sen sijaan miettisin tarkemmin osakkaiden henkilötietoja ja niiden avoimuutta. Osakkaiden nimet ovat lähtökohtaisesti tiekunnan sisällä julkista tietoa, mutta muutoin ei välttämättä ole huono käytäntö pitää muut osakastiedot vain hallinnoijan nähtävillä.

Riippuu toki myös tiekunnasta minkä tasoista tietoa he osakkaistaan keräävät ja miten niitä tulisi sen myötä suojata.

Onko jollain antaa tähän asiaan tarkentavaa täsmätietoa?

Osakkailla on oikeus nähdä tiekunnan tiedot, myös kirjanpito ja tilinpäätös.

Osakkaiden yhteystiedot (osoite, puhnro, sähköpostiosoite, henkilötunnus jos se on esimerkiksi ulosottoasian vuoksi tiedossa) ovat sellaista tietoa, jota ei tule näyttää tai luovuttaa edes toiselle osakkaalle.

Joskus näkee maksuunpanoluetteloita, joissa on osakkaiden osoitetiedot. Sellaisia ei saisi olla käytössä. Omistajan/omistajien nimet ja kiinteistöjen tiedot riittävät.

Jos osakas kysyy hoitokunnalta/toimitsijamieheltä/tieisännöitsijältä naapurinsa puhelinnumeroa tai sähköpostiosoitetta, sitä ei saa missään tilanteessa luovuttaa. Välillä tietysti sattuu ja tapahtuu, ja naapuri pitäisi saada kiinni esimerkiksi siksi, että hänen mökkinsä päälle on kaatunut puu tai vene on karannut. Tällöin hoitokunta/toimitsijamies/tieisännöitsijä voi itse olla yhteydessä henkilöön ja kysyä, saako yhteystiedot luovuttaa. Näin toimimalla kunnioitetaan jokaisen tietosuojaa lain vaatimalla tavalla.

@ercciantero n tapauksessa tiekunnan tiedot ovat osakkaille nähtävillä tunnuksien ja salasanan takana kuten pitääkin, hyvä! Mitkään tiekunnan tiedot eivät kuulu ulkopuolisille.

1 tykkäys