Hoitokunnan toimintavat

Kokoukset
#1

Hoitokunnan kokoonpano, sen työtapa ja valinta-aika?

Tienhoitokunnassa on uusi puheenjohtaja ja kolmas on vanhempi jäsen. Varajäseniä ei valita, vaikka laki vaatisi. Pj ei ole kutsunut kokousia koolle, ei järjestäytymiskokoustakaan. Asioita on kirjoiteltu sähköposteihin. Asioita voisi kehittää, ja se on vaikeaa ilman keskustelua. Pj valmistelee asiat yksin ystävänsä kanssa.

Nyt on otettu käyttöön tapa, että loppukevään vuosikokouksessa valitaan uusi hoitokunta, joka aloittaa toimintansa vasta seuraavan vuoden alussa kalenterivuodeksi, mutta vuosikokous on kesäkuun alussa. Onko tämä ihan ok? Vuosikokouksessa käsitellään sitten mm. edellisessä vuodenvaihteessa työnsä päättäneen hoitokunnan tilinpäätös, tarkastuskertomus ja vastuuvapaus. Tiemaksut tulee yleensä mitoitetuksi liian suuriksi, jotta raha riittää seuraavaan kokoukseen.

Onko menettelyohjeita, joilla tilanteiseen saataisiin parannusta?

#2

Hei @Utelias,

Tiekunnan tilillä olisi hyvä olla noin vuoden menojen verran rahaa, jotta laskut saadaan kaikissa tilanteissa maksettua ja vuosikokousta ei tarvitse aikatauluttaa tiekunnan taloudellisen tilanteen mukaan.

Hoitokunnan toimikausi voi olla kalenterivuosi tai sitten kokouksesta kokoukseen, riippuen kumpi tapa tiekuntaa paremmin palvelee.

Tiekokouksessa osakkaiden tulisi vaatia tiekuntaa valitsemaan yksityistielain mukainen toimitsijamies (1 hlö) tai hoitokunta (väh. 3 hlö + 1 varahlö) ja toimimaan muutenkin yksityistielain mukaisesti. Kokouksen jälkeen on mahdollista tehdä oikaisuvaatimus, jos päätökset ovat yksityistielain vastaisia.

Hoitokunnan jäsenten tulee tarpeen vaatiessa myös vaatia hoitokuntaa kokoontumaan ja hoitamaan asioita yhdessä. Asioiden hoitaminen sähköpostilla ja puhelimella on ok, jos hoitokunta on keskenään näin sopinut. Puheenjohtajalle kannattaa esittää selkeät toiveet siitä, miten toivoo että hoitokunta toimii. Jos homma ei siitä huolimatta toimi, asiat on hyvä tuoda tiekunnan kokouksessa esille ja päättää siellä paremmista menettelytavoista tai sitten vaihtaa henkilöitä.

#3

Hei,

Hoitokunnassamme on tällä hetkellä 4 jäsentä ja 0 varajäsentä. Yksi jäsenistä haluaisi irtaantua tehtävästä. Onko tilanne tässä kohtaa se, jos ero myönnetään, ei hoitokunta ole enää lainvoimainen, vaan tulisi valita eronneen tilalle uusi jäsen vai tuleeko koko hoitokunta valita uudelleen?

Toinen kysymys olisi se, että hoitokuntamme ei ole vielä järjestäytynyt kertaakaan eikä näin ollen ole valinnut puheenjohtajaa. Miten hoitokunnan päätöksiin tulisi suhtautua tässä kohtaa? Hoitokunta valittiin tehtäväänsä yli vuosi sitten.