”Rahastonhoitaja”

Kokoukset
#1

Tiekunnassamme on hoitokunta, jossa on kolme jäsentä. Vuosikokouksissa olemme vahvistaneet heidän vuosipalkkiot.

Nyt yllättäen selvisi, että tiekunnallamme on hoitokunnan apuna myös ns. ”rahastonhoitaja”. Tämä rahastonhoitaja on yksi osakas, ja hänelle on maksettu joka vuosi sama vuosipalkkio kuin hoitokunnan jäsenelle. Olen ollut läsnä kaikissa viime vuosien vuosikokouksissa. Näissä kokouksissa emme ole päättäneet, että tiekuntamme tarvitsee rahastonhoitajan - tai, että olisimme päättäneet hänelle maksettavasta vuosipalkkiosta.

Voiko hoitokunta yksin päättää ”palkata” tällaisen rahastonhoitajan ja hänelle maksettavan palkkion? Minulle on ainakin epäselvää, mihin tiekuntamme on tarvinnut tällaista rahastonhoitajaa. Etenkin, kun tilitoimisto hoitaa mm. kirjanpidon.

#2

Hei @Tieosakas,

Lähtökohtaisesti hoitokunta ei voi palkata ylimääräisiä henkilöitä hoitamaan tiekunnan asioita, ellei tiekunnan kokous ole antanut siihen valtuutta. Asia olisi pitänyt käsitellä samassa yhteydessä, jossa on käsitelty hoitokunnan jäsenten valinnat ja heidän palkkionsa.

Kuulostaa siltä, että tässä on nyt saattanut mennä yhdistystoiminta ja tiekunnan toiminta hieman sekaisin. Kannattaa pyytää asiaa seuraavan kokouksen asialistalle ja käsitellä siellä, mikä ollut tilitoimiston toimenkuva ja mikä rahastonhoitajan toimenkuva. Ja tehdä jatkoa ajatellen selkeät päätökset palkkioista.

On mahdollista, että tilitoimisto hoitaa ainoastaan kirjanpidon ja tilinpäätöksen, jolloin rahastonhoitajaksi valittu taho on esimerkiksi laskuttanut osakkailta tiemaksut ja hoitanut tiekunnalle tulleiden laskujen maksamisen. Silloin tiekunnan kokouksen olisi pitänyt myöntää hänelle tilinkäyttöoikeudet tiekunnan pankkitiliin.

#4

Kiitos.
Sain vanhat vuosikokouspöytäkirjat, ja tarkistin vielä, mitä on päätetty. Pahoittelut, että ensimmäinen viestini oli hieman puutteellinen.

Tiekunnassamme on kolme (3) hoitokunnan varsinaista jäsentä ja kaksi (2) varajäsentä. Hoitokunnan varsinaiset jäsenet ovat aina olleet käytettävissä, jotenka varajäseniä ei ole tarvinnut vaivata. Hoitokunnan kokoonpanossa ei ole ollut muutoksia vuosiin.

Vuosikokouksissa vahvistamme hoitokunnan palkkiot. Vahvistamme myös tilinkäyttöoikeudet yhdelle hoitokunnan varsinaiselle jäsenelle sekä yhdelle hoitokunnan varajäsenelle. Oikeudet ovat olleet samoilla henkilöillä jo vuosia.

Tilitoimisto hoitaa mm. osakkaiden tiemaksujen laskutuksen. Olemme olleet siinä uskossa, että tilinkäyttöoikeuden saanut hoitokunnan varsinainen jäsen hoitaa tiekunnan laskujen maksun - ja, että toinen tilinkäyttöoikeus on annettu hoitokunnan varajäsenelle vain ns. varotoimenpiteenä, jos hoitokunnan varsinainen jäsen on estynyt hoitamaan hoitokunnan laskuja.

Nyt on siis selvinnyt, että tämä tilinkäyttöoikeuden saanut hoitokunnan varsinainen jäsen ei olekaan hoitanut tiekunnan laskujen maksuja, vaan hoitokunnan varajäsen on toiminut ns. ”rahastonhoitajana” = laskujen maksajana. Ja, että hänelle on maksettu siitä sama korvaus kuin varsinaiselle hoitokunnan jäsenelle.

Missään kohtaa kokouksissa ei ole mainittu tai päätetty, että tiekuntamme tarvitsee/ palkkaa varsinaisen hoitokunnan lisäksi myös ”rahastonhoitajan” = laskujen maksajan.

Mielestäni tämä asia olisi pitänyt päättää/ vahvistaa tiekunnan vuosikokouksissa.

#5

Hei @Tieosakas,

Palkkioista olisi pitänyt päättää samassa yhteydessä kuin varsinaisen hoitokunnan palkkioista. Kirjauksissa tulisi olla tarkkana, joskus palkkiot päätetään maksaa myös varajäsenille ja joskus ei, ja tämä pitäisi ilmetä selkeästi pöytäkirjoista.

Asia kannattaa pyytää seuraavan tiekunnan kokouksen käsiteltäväksi. Jos tiekunta päättää, että palkkio on ollut kohtuullinen ja laskunmaksukäytäntö tarpeellinen, niin samalla tavalla voi hyvin jatkaa, kunhan jatkossa päätökset tehdään kokouksissa selkeästi ja kirjataan pöytäkirjoihin tarkemmin.

#6

Kiitos paljon selkeästä vastauksesta.