Tiekuntamme koostuu 28 tieosakkasta, joista yhdellä on tieyksikköjä lähes 50%, loput ovat vapaa-ajan asukkaita. Tiekunnassamme on jo 15 vuotta ollut käytössä ns “virtuaalivuosikokoukset”, koska läsnäkokouksiin ei löydy osallistujia kuin kourallinen tai alle.
Itse toimin hoitokuntamme sihteerinä / rahastonhoitajana ja systeemimme toimii seuraavasti:
Laadin kuvitteellisesta tiekunnan vuosikokouksesta pöytäkirjan ns raakaversion, joka toimitetaan sähköpostilla kaikille tieosakkaille. Siinä on mainittu kaikki keskeiset kuluneen tilikauden asiat sekä tulevan kauden tienhoitoasiat, jotka ovat hoitokunnan mielen päällä. Pöytäkirjassa on tietysti menneen tilikauden toteutunut tuloslaskelma sekä uusi päivitetty tieyksikkölaskelma tulevan kauden budjetteineen. Tähän pöytäkirjan ns nollaversioon on paikalla olijoiksi merkattu kaikki tieosakkaat.
Tähän ensimmäiseen sähköpostiviestiin (jossa menee “pöytäkirjan” lisäksi myös liitteenä koko menneen tilikauden kirjanpidon excel-taulukko sekä kopiot tiekunnan pankkitilin tiliotteista kauden alussa ja lopussa) annetaan tieosakkaille noin kolme viikkoa reagointiaikaa.
Mikä tahansa vastaus “merkkaa” osakkaan paikalla olleeksi virtuaalikokouksessamme. Useimmat kuittaavat paikalla olonsa tyyliin “paikalla oltiin, kaikki OK” tai joillakin osakkailla saattaa olla jotain tienhoitoon liittyvää asiaa mielessään ja nämä kommentit lisätään pöytäkirjan seuraavaan versioon.
Kun vastausaika on kulunut, lopulliseen ja viralliseen kokouspöytäkirjaan merkitään paikalla olijoiksi ne osakkaat, jotka ovat antaneet jotain elonmerkkiä itsestään. Vastaamattomat pyyhitään pois. Osallistumisprosentti näissä virtuaalikokouksissamme on 70-100 %. Järjestimme vuosia sitten myös läsnäkokouksen erään osakkaan sitä vaatiessa ja paikalle saatiin 5 osakasta 28:sta.
En tiedä tämmöisen menettelyn täydellisestä lainmukaisuudesta, mutta toistaiseksi se on toiminut erittäin hyvin. Suurin osakkaammekin (joka on osakkaana varmaan kymmenissä eri tiekunnissa) on kiitellyt menettelyämme ja toivonut, että heidän muutkin tiekuntansa olisivat yhtä hyvin hoidettuja.
Kuulostaa hyvältä menettelyltä.
Tiekunnan kokous voidaan pitää myös sähköisessä toimintaympäristössä ja tiekunnan toimielin voi sallia osallistumisen tiekunnan kokoukseen postin tai tietoliikenneyhteyden taikka muun teknisen apuvälineen avulla sekä määrätä tällaisen osallistumisen ilmoittamista varten määräajan (YTL 58§). Eipä tuota kokoustamistapaa ole tuon tarkemmin määritettykään.
Mieleen tulee että pöytäkirjahan pitäisi puheenjohtajan allekirjoittaa ja kahden kokouksessa valitun henkilön tarkastaa tai kokouksen hyväksyä. Miten olette @pozo tämän hoitaneet?
Lopullinen pöytäkirja (johon siis paikalla olijoiksi on merkitty kaikki paikalla olonsa kuitanneet tai muuten kokousta kommentoineet) lähtee kokouksen päätteeksi pöytäkirjan tarkastajien luettavaksi ja kun heiltä tulee OK, lisään heidän skannatut allekirjoituksensa lopulliseen versioon, joka sekä lähetetään osakkaille että tallennetaan PDF-muodossa tiekunnan kyseisen vuoden Dropbox-kansioon.
Siellä sijaitsee myös tiekunnan kirjanpito ja kaikki laskut/tositteet eli mitään tiekunnan aineistoa ei enää ole ollut moniin vuosiin paperimuodossa.
Tuohon Dropbox-pilveen on pääsyoikeudet parilla muullakin tiekunnan osakkaalta ihan siltä varalta, että meikäläinen sattuisi ykskaks vaikka jäämään junan alle…