Tiekokouskäytäntö

Mitä asiakirjoja virallisesti tarvitaan kokouskutsuun?

Kokouskutsulla ja sen oikeellisuudella on tärkeä merkitys niin tiedottamisen näkökulmasta, mutta myös kokouksen päätösvaltaisuuden kannalta. Virheelliseksi tai puuttelliseksi osoitettu kokouskutsu voi johtaa kokouksen päätösten mitätöimiseen.

Yksityistielaki ei varsinaisesti määrittele, mitä asiakirjoja vuosikokouksen kokouskutsussa tulee olla, mutta sen tulee sisältää ainakin seuraavat asiat:

  • Kokouksessa päätettävät tienpitoa koskevat merkittävät asiat eli esityslista tärkeistä päätettävistä asioista.

  • Ehdotus maksuunpanoluetteloksi eli maksuunpanoluettelo liitteenä tai ilmoitettu missä ja milloin se on nähtävillä.

  • Tiekunnan säännöt liitteenä, jos sellaiset on laadittu.

Lisäksi kokouskutsussa on siis tärkeää kiinnittää huomiota siihen, kenen kokouksen tulee kutsua koolle, milloin kokouskutsut toimitetaan ja missä maksuunpanoluettelo ja aiemmat kokousasiakirjat ovat nähtävillä.

Malli kokouskutsusta ja asialistasta tiekunnan perustamisen yhteydessä

Millaisia käytänteitä muilla on?@tieisannoitsijat?

Tiehoitokunnalla on säännöt, mutta riittääkö, että säännöt on luettavissa tiehoitokunnan kotisivuilta ja maksuunpanoluettelo kotisivujen jäsenalueelta? Tarkoituksena on rajoittaa postituskuluja, kaikilla ei ole nettiyhteyksiä, jotenka heille on postitettava.

Tiekunnan säännöissä voidaan poiketa yksityistielaista ainoastaan siinä tilanteessa, että se on laissa erikseen sallittu (51§). Sääntöjen toimittamiseen liittyen tällaista poikkeusmahdollisuutta ei ole kirjattu. Eli jos tiekunnalla on säännöt, ne on toimitettava kokouskutsun liitteenä.

Maksuunpanoluettelo voidaan lain mukaan laittaa johonkin nähtäville tai lähettää kokouskutsun liitteenä. Jos postituskuluissa on tarkoitus säästää, paras tapa on pyrkiä lähettämään mahdollisimman monelle osakkaalle kokouskutsut liitteineen sähköpostilla.

Yksityistielain 61§ käsittelee tiekunnan kokouksen koollekutsumista. @Aaron linkkasi aiemmin kokouskutsumallin tiekuntaa perustettaessa. Se on ihan hyvä pohja, mutta toiminnassa olevan tiekunnan osalta asialista hieman muuttuu. Tässä esimerkki:

Kutsu Mallilan tiekunnan vuosikokoukseen <kutsun lähettämispäivämäärä>

Aika: To 1.5.2022 alkaen klo 16.00
Paikka: Taneli Tievahdilla, Tievahdintie 1, 50100 Vahtila

Asialista:

  1. Kokouksen avaus
  2. Puheenjohtajan ja sihteerin sekä pöytäkirjan tarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta
  3. Läsnäolijoiden ja valtakirjojen toteaminen, kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. Kokouksen asialistan hyväksyminen
  5. Vuoden 2021 tilinpäätöksen vahvistaminen, tili- ja vastuuvapauden myöntäminen
  6. Tien perusparannushankkeen käynnistäminen ja valtuudet sekä yksityistietoimituksen hakeminen
  7. Vuoden 2022 (ja/tai 2023) talousarvion vahvistaminen
  8. Vuoden 2022 tieyksikkölaskelman muutokset, päätetään maksuunpanoluettelon vahvistamisesta, käyttömaksujen määräytymisperusteista, maksujen erääntymispäivästä, saatavien perinnästä sekä perintäkuluista
  9. Toimitsijamiehen tai hoitokunnan valinta: toimikausi, toimihenkilöiden lukumäärä, palkkiot ja henkilövalinnat
  10. Hallinnon hoidosta ja tilinkäyttöoikeuksista päättäminen, Y-tunnuksen ja Suomi.fi-tunnisteiden hakemisesta päättäminen
  11. Päätetään tiekunnan tilityksen tarkastamisesta ja mahdollisista tarkastuskorvauksista
  12. Päätetään tiekunnan vastuu- ja oikeusturvavakuutuksesta
  13. Päätetään tiekunnan kokouksien järjestämisestä kokonaan tai osittain sähköisessä
    toimintaympäristössä
  14. Pöytäkirjan nähtävilläpitopaikka ja -aika
  15. Pöytäkirjan otteista ja jäljennöksistä perittävät lunastusmaksut
  16. Aloitteet, katsaus kuluvan vuoden 2022 kunnossapitotöihin sekä mahdolliset muut asiat
  17. Muutoksenhakuohjeet
  18. Kokouksen päättäminen

Maksuunpanoluettelo lähetetään tämän kutsun mukana. Maksuunpanoluetteloon sekä tiekunnan toimielimen päätöksiin tai pöytäkirjoihin voi tutustua Taneli Tievahdilla osoitteessa Tievahdintie 1, 50100 Vahtila, 14 päivää ennen kokousta.

Tervetuloa kokoukseen!

Taneli Tievahti
hoitokunnan puheenjohtaja (tai toimitsijamies)

Ennakkotapauksia sääntöjen toimittamiseen kokouskutsun liitteenä ei ole. Jos tiekunnan osakkaat ovat yksimielisiä siitä, että säännöt voidaan laittaa nähtäville pelkästään sähköisesti, näin voidaan tietysti toimia. Riski pitää kuitenkin tiedostaa suhteessa yksityistielakiin. Jos joku osakkaista tekee asiasta valituksen, se saattaa menestyä oikeudessa.

Vielä lyhyesti kokouskutsuun:

  • Tiekunnan yhteystiedot
  • Kokouspaikka ja -aika
  • Käsiteltävät asiat
  • Tiekunnan toimielimen (hoitokunta tai toimitsijamies) päätöksien nähtävilläolo
  • Maksuunpanoluettelo liitteeksi tai tieto nähtävilläolosta
  • Säännöt liitteeksi, jos sellaiset on vahvistettu
  • Postitus osakkaille vähintään 2vko - enintään 2kk ennen kokousta

Näillä eväillä kokous on laillinen eikä kaadu muotoseikkoihin.

3 tykkäystä

Näillä tiedoilla voidaan toimia laintarkoittamalla tavalla. Sähköpostit ovat käytössä, mutta ei kaikilla, joten osittain joudumme käyttämään perintäistä postitusta.
Kiitos tiedoista.