Mitä asiakirjoja virallisesti tarvitaan kokouskutsuun?
Kokouskutsulla ja sen oikeellisuudella on tärkeä merkitys niin tiedottamisen näkökulmasta, mutta myös kokouksen päätösvaltaisuuden kannalta. Virheelliseksi tai puuttelliseksi osoitettu kokouskutsu voi johtaa kokouksen päätösten mitätöimiseen.
Yksityistielaki ei varsinaisesti määrittele, mitä asiakirjoja vuosikokouksen kokouskutsussa tulee olla, mutta sen tulee sisältää ainakin seuraavat asiat:
-
Kokouksessa päätettävät tienpitoa koskevat merkittävät asiat eli esityslista tärkeistä päätettävistä asioista.
-
Ehdotus maksuunpanoluetteloksi eli maksuunpanoluettelo liitteenä tai ilmoitettu missä ja milloin se on nähtävillä.
-
Tiekunnan säännöt liitteenä, jos sellaiset on laadittu.
Lisäksi kokouskutsussa on siis tärkeää kiinnittää huomiota siihen, kenen kokouksen tulee kutsua koolle, milloin kokouskutsut toimitetaan ja missä maksuunpanoluettelo ja aiemmat kokousasiakirjat ovat nähtävillä.
Malli kokouskutsusta ja asialistasta tiekunnan perustamisen yhteydessä
Millaisia käytänteitä muilla on?@tieisannoitsijat?
Tiehoitokunnalla on säännöt, mutta riittääkö, että säännöt on luettavissa tiehoitokunnan kotisivuilta ja maksuunpanoluettelo kotisivujen jäsenalueelta? Tarkoituksena on rajoittaa postituskuluja, kaikilla ei ole nettiyhteyksiä, jotenka heille on postitettava.
Tiekunnan säännöissä voidaan poiketa yksityistielaista ainoastaan siinä tilanteessa, että se on laissa erikseen sallittu (51§). Sääntöjen toimittamiseen liittyen tällaista poikkeusmahdollisuutta ei ole kirjattu. Eli jos tiekunnalla on säännöt, ne on toimitettava kokouskutsun liitteenä.
Maksuunpanoluettelo voidaan lain mukaan laittaa johonkin nähtäville tai lähettää kokouskutsun liitteenä. Jos postituskuluissa on tarkoitus säästää, paras tapa on pyrkiä lähettämään mahdollisimman monelle osakkaalle kokouskutsut liitteineen sähköpostilla.
Yksityistielain 61§ käsittelee tiekunnan kokouksen koollekutsumista. @Aaron linkkasi aiemmin kokouskutsumallin tiekuntaa perustettaessa. Se on ihan hyvä pohja, mutta toiminnassa olevan tiekunnan osalta asialista hieman muuttuu. Tässä esimerkki:
Kutsu Mallilan tiekunnan vuosikokoukseen <kutsun lähettämispäivämäärä>
Aika: To 1.5.2022 alkaen klo 16.00
Paikka: Taneli Tievahdilla, Tievahdintie 1, 50100 VahtilaAsialista:
- Kokouksen avaus
- Puheenjohtajan ja sihteerin sekä pöytäkirjan tarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta
- Läsnäolijoiden ja valtakirjojen toteaminen, kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- Kokouksen asialistan hyväksyminen
- Vuoden 2021 tilinpäätöksen vahvistaminen, tili- ja vastuuvapauden myöntäminen
- Tien perusparannushankkeen käynnistäminen ja valtuudet sekä yksityistietoimituksen hakeminen
- Vuoden 2022 (ja/tai 2023) talousarvion vahvistaminen
- Vuoden 2022 tieyksikkölaskelman muutokset, päätetään maksuunpanoluettelon vahvistamisesta, käyttömaksujen määräytymisperusteista, maksujen erääntymispäivästä, saatavien perinnästä sekä perintäkuluista
- Toimitsijamiehen tai hoitokunnan valinta: toimikausi, toimihenkilöiden lukumäärä, palkkiot ja henkilövalinnat
- Hallinnon hoidosta ja tilinkäyttöoikeuksista päättäminen, Y-tunnuksen ja Suomi.fi-tunnisteiden hakemisesta päättäminen
- Päätetään tiekunnan tilityksen tarkastamisesta ja mahdollisista tarkastuskorvauksista
- Päätetään tiekunnan vastuu- ja oikeusturvavakuutuksesta
- Päätetään tiekunnan kokouksien järjestämisestä kokonaan tai osittain sähköisessä
toimintaympäristössä- Pöytäkirjan nähtävilläpitopaikka ja -aika
- Pöytäkirjan otteista ja jäljennöksistä perittävät lunastusmaksut
- Aloitteet, katsaus kuluvan vuoden 2022 kunnossapitotöihin sekä mahdolliset muut asiat
- Muutoksenhakuohjeet
- Kokouksen päättäminen
Maksuunpanoluettelo lähetetään tämän kutsun mukana. Maksuunpanoluetteloon sekä tiekunnan toimielimen päätöksiin tai pöytäkirjoihin voi tutustua Taneli Tievahdilla osoitteessa Tievahdintie 1, 50100 Vahtila, 14 päivää ennen kokousta.
Tervetuloa kokoukseen!
Taneli Tievahti
hoitokunnan puheenjohtaja (tai toimitsijamies)
Ennakkotapauksia sääntöjen toimittamiseen kokouskutsun liitteenä ei ole. Jos tiekunnan osakkaat ovat yksimielisiä siitä, että säännöt voidaan laittaa nähtäville pelkästään sähköisesti, näin voidaan tietysti toimia. Riski pitää kuitenkin tiedostaa suhteessa yksityistielakiin. Jos joku osakkaista tekee asiasta valituksen, se saattaa menestyä oikeudessa.
Vielä lyhyesti kokouskutsuun:
- Tiekunnan yhteystiedot
- Kokouspaikka ja -aika
- Käsiteltävät asiat
- Tiekunnan toimielimen (hoitokunta tai toimitsijamies) päätöksien nähtävilläolo
- Maksuunpanoluettelo liitteeksi tai tieto nähtävilläolosta
- Säännöt liitteeksi, jos sellaiset on vahvistettu
- Postitus osakkaille vähintään 2vko - enintään 2kk ennen kokousta
Näillä eväillä kokous on laillinen eikä kaadu muotoseikkoihin.
4 tykkäystä
Näillä tiedoilla voidaan toimia laintarkoittamalla tavalla. Sähköpostit ovat käytössä, mutta ei kaikilla, joten osittain joudumme käyttämään perintäistä postitusta.
Kiitos tiedoista.
Tiekunnassa on vaikutusalue-karttaan merkitty 32:n maanomistajan kiinteistöt.
“Vakituisia asukkaita/kulkijoita” jotka säännöllisesti maksaa tiemaksua ja on kutsuttu vuosittain tiekunnan kokoukseen ovat 20 kpl. Yksiköinnissä ja osakaslistassa on vain nämä 20 vakituista asukasta/kulkijaa.
Tiekunnassa on 2018 tehty päätös käyttömaksun käyttöönottamisesta kaikkien muiden kulkijoiden osalta ja kokouksen pidettäväksi vuosittain.
Kysymys; Pitääkö kaikki vaikutusalueen sisällä olevat kiinteistönomistajat kutsua vuosittaiseen tiekunnan kokoukseen?
Tiekunnan kokoukseen kutsutaan yksityistielain 61§:n mukaan kaikki tiekunnan osakkaat. Yksityistielain 3§ määrittelee osakkaiksi tieoikeuden omaavien kiinteistöjen omistajat ja muut tieoikeuden saaneet tahot. Käyttömaksun maksajat tulkitaan tieoikeuden saaneeksi tahoksi, koska tiekunta on antanut luvan tien käyttöön. Käyttömaksun maksajilla ei ole äänioikeutta, mutta heillä on oikeus osallistua kokoukseen omaa asiaansa koskien.
Vastaus on siis kyllä, sekä osakkaat että käyttömaksun maksajat kutsutaan vuosikokoukseen.
Onko kaikki kuolinpesän osakkaat tiekunnan osakaita ja kutsuttava kokoukseen.
Hei @Tienvarrelta ,
Lähtökohtaisesti tiekunnan osakas on kiinteistön omistava kuolinpesä ja kuolinpesälle toimitetaan kokouskutsut ja laskut yhteen osoitteeseen. Useimmiten kuolinpesän asioita hoitaa joku kuolinpesän osakkaista tai asianajotoimisto.
Kuolinpesä käyttää tiekunnan kokouksessa yksiköidensä mukaisen määrän ääniä. Ääniä ei voida jakaa kuolinpesän osakkaiden kesken, joten kuolinpesän osakkaiden tulee olla yhtä mieltä äänestettävästä asiasta.
Joskus kuolinpesä on riitainen tai on joku muu syy, että sen osakkaat haluavat jokainen omat kokouskutsut ja laskut. Tällöin kiinteistön yksiköt voidaan jakaa ja jokaista kuolinpesän osakasta käsitellään jatkossa tiekunnan osakkaana. Jos tiekunnassa on käytössä perusmaksu, se peritään jokaiselta osakkaalta.
Esimerkki kuolinpesän yksiköistä:
- Kiinteistön 491-585-4-556 Koivula omistaa Matti Meikäläisen kuolinpesä
- Kuolinpesän osakkaita ovat Maija Meikäläinen, Maria Meikäläinen ja Manu Meikäläinen
- Kuolinpesälle lähtee yksi kokouskutsu ja lasku osoitteella Matti Meikäläinen kp c/o Maija Meikäläinen
- Kuolinpesällä on yksiköitä 2,0 km x painoluku 450 = 900 tonnikilometriä. Tieyksikön eli tonnikilometrin hinta on 0,10 euroa/yksikkö joten tiemaksun osuus on 90 euroa ja tiekunnassa on käytössä perusmaksu 20 euroa. Kuolinpesän tiemaksu on yhteensä 110 euroa.
Esimerkki yksiköiden jakamisesta yllä olevassa tapauksessa:
- Kuolinpesän osakkaat haluavat jokainen omat kokouskutsut ja laskut ja ilmoittavat asiasta tiekunnalle
- Kaikilla kolmella osakkaalla on 1/3 osuus kuolinpesästä
- Jokaiselle kuolinpesän osakkaalle vahvistetaan tiekunnan kokouksessa yksiköt 900 tonnikilometriä / 3 = 300 tonnikilometriä
- Tiemaksuksi jokaiselle tulee 0,10 euron yksikköhinnalla 30 euroa ja perusmaksu 20 euroa eli yhteensä 50 euroa
- Jos yksiköt on jaettu, jokainen kuolinpesän osakas pääsee osallistumaan päätöksentekoon omalla osuudellaan
Mihin perustuu tulkinta, että osuudet voidaan jakaa? Tieoikeus on kiinteistölle yksityistielain mukaan ja eräässä maaoikeuden tulkinnassa on todettu, että osakas on voinut käyttää koko kiinteistön ääniosuutta muun lainsäädännön kautta.
Tulkinta perustuu käytännön sujuvuuteen, viime kädessä asiat tietysti ratkaistaan oikeudessa, mutta uuden yksityistielain voimaantulon jälkeen ei ole vielä ennakkopäätöksiä tilanteesta, jossa kuolinpesän osakkaat haluaisivat jakaa osuudet ja tiekunta ei haluaisi näin menetellä. Onko tiekunnalla joku erityinen syy, että jakaminen olisi ongelmallista?
Laita ihmeessä tämä tietämäsi maaoikeuden tulkinta tännekin jakoon!
Yksityistielaki edellyttää osakkaalta yhteystietojen ilmoittamista.
Jakamaton kp on useiden osakkaiden yhteisomistajuus, jos kaikki ilmoittavat yhteystietonsa tiekunnalle niin voiko tiekunta valita kenelle lähettää kutsun. Usein taitaa olla niin, että kp:n asioita ei kukaan oikein hoida.
Tuossa tilanteessa ottaisin yhteyttä johonkin kuolinpesän osakkaista ja kysyisin, kenelle postit osoitetaan. Valitettavasti niitäkin tapauksia on runsaasti, että kuolinpesän asioita ei hoida kukaan.
Mutta jos kp:n kaikki osakkaat haluavat asiakirjat niin edellyttäkö laki niin toimimaan vai ei?
Tieyhdistyksen koulutuksessa taidettiin sanoa, että kaikille tulisi lähettää.
Tässä tapauksessa on kysymys lain tulkinnasta, joten suoraa ja yksiselitteistä vastausta yksityistielaki ei valitettavasti anna.
Jos kaikki kuolinpesän osakkaat haluavat erilliset asiakirjat, ne tulee lähettää. Tällöin määräisin myös perusmaksun kaikille kuolinpesän osakkaille.
Mahdollistaako yksityistielaki kaikilta KP:n osakkailta perusmaksun perinnän?
Yksityistielaissa perusmaksun voi määrätä kaikille osakkaille. Jos kuolinpesän osakkaat haluavat jokainen omat postit, mielestäni myös perusmaksun voi tulkita lain puitteissa kaikille, koska ylimääräisistä postituksista tulee ylimääräisiä hallintokustannuksia.
Mutta se on tärkeää, että tiekunta ei omin päin lähde lähettämään kuolinpesän posteja kaikille kuolinpesän osakkaille ja perimään niistä perusmaksuja. Aloite pitää tulla kuolinpesältä.
Kysymys kokouskutsuun liittyen, onko pakko olla kohtaa 12. Päätetään tiekunnan vastuu- ja oikeusturvavakuutuksesta?
Jos ei ole vakuutuksia?
Lisäksi, jos pitää kokouksen kahden vuoden välein, voiko kokouskutsuun laittaa vuosien 2021-2022 tilinpäätösten tarkastaminen?
Kokouskutsussa ei ole pakko olla kohtaa 12 koska tiekunnalla ei ole pakko olla vakuutuksia.
Kokouksessa voidaan käsitellä 2021-2022 tilinpäätökset eli voi laittaa kokouskutsuun ko. maininnan.